Sitzung: 20.01.2015 Haupt- und Vergabeausschuss
Herr
Haufe erläutert, dass die Verwaltung noch in diesem Jahr die Voraussetzungen
für die papierlose Ratsarbeit einführen möchte.
1.
Variante
Der
Versand als PDF bzw. als ZIP- Datei.
Vorort
geschützter Zugriff auf eine Spezifikation des vorhandenen Programms-Session.
2.
Variante
Die
Sitzungsunterlagen werden auf dem Gerät verschlüsselt abgelegt. Somit sind die
Daten nach einem Diebstahl nicht lesbar höhere Sicherheit.
Sie
Software soll sich intuitiv bedienen lassen. Es erfolgt eine automatische
strukturierte Ablage auf dem Gerät. Alle Daten sind nach dem Download Offline
verfügbar. Weiterhin können in den Dokumenten eigen Informationen, Kommentare,
etc. eingefügt werden. Die Daten können komplett mit Volltextsuche durchsucht
werden, auch die selbst eingefügten Informationen.
Weiterhin
gibt es zwei Möglichkeiten hinsichtlich zur Bereitstellung der Endgeräte für
die Nutzer.
1. Bereitstellung von Tabletts durch die
Gemeinde, evtl. für die Wahlperiode.
2. Gewährung eines Zuschusses in
festzulegender Höhe zur Anschaffung eines Endgerätes nach eigener Wahl durch
die Nutzer selbst.
Die Kreisverwaltung arbeitet am gleichen Projekt und klärt
derzeit offene Rechtsfragen. Die Gemeinde würde das Ergebnis des Landkreises
für die Gemeinde Schkopau übernehmen.
Folgende Diskussionsbeiträge
·
Prinzipielle
Einsparung von Papier,
·
Dokumente
wie z. B. Flächennutzungspläne oder B-Pläne müssen natürlich in Papierform
verschickt werden,
·
Kreistag
stellt jedem Mitglied 600,00 ein,
·
es
muss die Möglichkeit bestehen, auf Anforderung auch die Unterlagen weiterhin in
Papierform zu versenden,
·
Anfertigung
einer Erklärung, wer die Unterlagen digital erhalten möchte,
·
Organisieren
einer Schulung für das Ratsinformationssystem,
·
Prüfung
der Möglichkeit jedem Gemeinderatsmitglied das Gerät zu übereignen,
·
Über
Abschreibung sprechen, nach Wahlperiode den Mitgliedern das Gerät überlassen
und für den neuen Gemeinderat neue Geräte anschaffen,
·
Freie
Entscheidung, entweder das gerät bezahlen oder zurückgeben,
·
Bei
der Variante Zuschuss muss man daran denken, dass jeder verschiedene
Bedürfnisse hat, z. B. Größe vom Gerät
·
Um
das Gerät privat zu nutzen, wird von Herrn Joost als nicht optimal bezeichnet;
Herr Haufe sagt, dass in der nächsten Sitzung des Haupt- und Vergabeausschusses Herr Casper diese Erörterungen weiter ausführen wird.