TOP Ö 8: Erörterung von Möglichkeiten der papierlosen Ratsarbeit, Einführung Bürgermeister und Herr Casper-Diskussion

 

Herr Haufe erläutert, dass die Verwaltung noch in diesem Jahr die Voraussetzungen für die papierlose Ratsarbeit einführen möchte.

1. Variante

Der Versand als PDF bzw. als ZIP- Datei.

Vorort geschützter Zugriff auf eine Spezifikation des vorhandenen Programms-Session.

2. Variante

Die Sitzungsunterlagen werden auf dem Gerät verschlüsselt abgelegt. Somit sind die Daten nach einem Diebstahl nicht lesbar – höhere Sicherheit.

Sie Software soll sich intuitiv bedienen lassen. Es erfolgt eine automatische strukturierte Ablage auf dem Gerät. Alle Daten sind nach dem Download Offline verfügbar. Weiterhin können in den Dokumenten eigen Informationen, Kommentare, etc. eingefügt werden. Die Daten können komplett mit Volltextsuche durchsucht werden, auch die selbst eingefügten Informationen.

Weiterhin gibt es zwei Möglichkeiten hinsichtlich zur Bereitstellung der Endgeräte für die Nutzer.

 

1.         Bereitstellung von Tabletts durch die Gemeinde, evtl. für die Wahlperiode.

2.         Gewährung eines Zuschusses in festzulegender Höhe zur Anschaffung eines Endgerätes nach eigener Wahl durch die Nutzer selbst.

Die Kreisverwaltung arbeitet am gleichen Projekt und klärt derzeit offene Rechtsfragen. Die Gemeinde würde das Ergebnis des Landkreises für die Gemeinde Schkopau übernehmen.

Folgende Diskussionsbeiträge

·        Prinzipielle Einsparung von Papier,

·        Dokumente wie z. B. Flächennutzungspläne oder B-Pläne müssen natürlich in Papierform verschickt werden,

·        Kreistag stellt jedem Mitglied 600,00 € ein,

·        es muss die Möglichkeit bestehen, auf Anforderung auch die Unterlagen weiterhin in Papierform zu versenden,

·        Anfertigung einer Erklärung, wer die Unterlagen digital erhalten möchte,

·        Organisieren einer Schulung für das Ratsinformationssystem,

·        Prüfung der Möglichkeit jedem Gemeinderatsmitglied das Gerät zu übereignen,

·        Über Abschreibung sprechen, nach Wahlperiode den Mitgliedern das Gerät überlassen und für den neuen Gemeinderat neue Geräte anschaffen,

·        Freie Entscheidung, entweder das gerät bezahlen oder zurückgeben,

·        Bei der Variante Zuschuss muss man daran denken, dass jeder verschiedene Bedürfnisse hat, z. B. Größe vom Gerät

·        Um das Gerät privat zu nutzen, wird von Herrn Joost als nicht optimal bezeichnet;

 

Herr Haufe sagt, dass in der nächsten Sitzung des Haupt- und Vergabeausschusses Herr Casper diese Erörterungen weiter ausführen wird.